Waardevolle tips om meer grip op je inbox te krijgen.

De mailstroom waarmee we elkaar dagelijks overspoelen, is voor veel mensen een grote bron van stress. Wat moet je met al die mails? Zijn er mensen die echt alle berichten lezen waarop ze ge-cc’t zijn? Die tijd hebben om alle uitnodigingen en nieuwsbrieven in hun mailbox te openen? En wat te denken van de huidige trend van webshops en leveranciers om hun klanten bij elke stap in het proces per mail te voorzien van een update. Zijn er mensen die daar op zitten te wachten?

Tussen alle ruis en rotzooi die dagelijks je mailbox binnenvliegt, wordt het steeds lastiger om de belangrijke berichten te herkennen en die prioriteit te geven. Zeker als je steeds wordt afgeleid door nieuwe mails! Daarom geven we je hierbij wat tips om grip te houden op je inbox.

Tip 1 – Check je mailbox met mate!

Je hoeft je mailbox niet elk moment van de dag te checken. Liever niet zelfs, want dat zorgt alleen maar voor afleiding. Check je mailbox op gezette tijden, maar niet om de vijf minuten. Als er echt wat dringends aan de hand is, dan krijg je heus wel een telefoontje of een appje.

Tip 2 – Zorg voor een handige mappenstructuur

Maak de volgende mappen aan:

  • Actie
  • Deze map is voor mails waarop je nog actie gaat ondernemen. Dat kan dus van alles zijn: een statusrapportage maken en/of versturen, een meeting inplannen of antwoord geven op een lastige vraag. Elke mail waar je nog iets mee moet, gaat naar de actiemap totdat je er klaar mee bent. Dan stop je hem in de Archiefmap.

  • Archief
  • Deze map bevat alle mails die je wilt bewaren, maar die je niet direct meer nodig hebt. Omdat deze map het hardst groeit, kun je hem het beste onderverdelen in een aantal submappen. Daar kun je zelf een handige structuur voor maken (bijv. per klant, project, taak of afdeling).

  • On Hold
  • De laatste map is voor mails die je nog niet kunt afhandelen omdat je wacht op een antwoord of input van iemand anders.

Tip 3 – Discipline!

Wees consequent in het gebruik van je mappen!

  • Handel je een mail af vanuit je actiemap? Zorg dan dat hij naar het archief gaat.
  • Staat er een mail in je actie map en blijkt dat toch meer informatie nodig hebt om hem af te handelen, verplaats hem dan naar de on hold map.
  • Komt er een reactie binnen op een mail die in je on hold map staat, zet hem in de actiemap tot hij afgehandeld is en ook naar de archiefmap kan.

Tip 4 – Stel slimme mailfilters in

Soms kan het handig zijn om bepaalde inkomende mails m.b.v. een filter meteen in een aparte map te zetten. Dat is wat tricky omdat er ook mails tussen kunnen zitten die naar de Actie of On Hold map moeten. Doe dit dus alleen als je er echt een goede reden voor hebt!

Een slim filter kan dan heel handig zijn. Zo kun je de mails waarop je een reactie verwacht, altijd direct naar de map On Hold sturen. Dat doe je door jezelf een bcc te sturen en een regel aan te maken waarmee alle binnenkomende emails van jouw adres naar die map gaan. Zo heb je altijd een mooi overzicht van de mails die je nog hebt uitstaan en weet je precies wanneer je die hebt uitgezet.

Tip 5 – Beheer al je mailadressen centraal

Er zijn allerlei redenen waarom je meerdere mailadressen kunt hebben. Toch blijft het vervelend om steeds tussen verschillende omgevingen te moeten switchen. Wat beter werkt is al je mails in één centrale omgeving te verzamelen en ze daar te beheren.

Mailprogramma's als Outlook en Gmail hebben hier uitstekende tooling voor. Je hebt dan het complete overzicht over al je mail, maar kunt je mailadressen wel goed uit elkaar houden. Je ziet precies welke berichten aan welke mailadres zijn gestuurd en kunt ook zelf berichten onder verschillende mailadressen uitsturen.

Als je deze nieuwsbrief als e-mail ontving én je hem tot hier las, dan was deze in ieder geval nog waardevol genoeg (om nu zorgvuldig te archiveren).

© 2018 Computel Standby - Alle rechten voorbehouden  |